Términos y condiciones del uso de mis datos

Consideraciones

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Así mismo, el artículo 20 de la Constitución Política consagra el derecho de cualquier persona, responsable o encargado, de recibir información veraz e imparcial. Por lo anterior, el Municipio de Bucaramanga está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. El Municipio de Bucaramanga en su compromiso con el respeto y garantía de los derechos de los ciudadanos, usuarios, contratistas, funcionarios de libre nombramiento y remoción, carrera administrativa, provisionalidad, trabajadores oficiales, aprendices, docentes, directivos docentes, administrativos de instituciones educativas oficiales del Municipio y terceros en general, entre otros, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y supresión de datos personales.

Alcance

Los lineamientos de la presente Política de Protección de Datos Personales aplican a todas las bases de datos tanto físicas como digitales y archivos que maneja el Municipio de Bucaramanga, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte del Municipio. La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento para el Municipio de Bucaramanga en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, así como todos los terceros que obran en nombre de la entidad, o que sin actuar en nombre del Municipio de Bucaramanga tratan datos personales por disposición de ésta como encargados del tratamiento de datos personales, esto es, sus directivos, funcionarios, contratistas, subcontratistas y, en general, por cualquier tercero que tenga vínculo contractual o jurídico con el Municipio de Bucaramanga y , en razón a ello, tenga acceso a la información de la Entidad. Todos los servidores públicos deben conocer y adoptar esta política en el cumplimiento de sus funciones, al igual que los contratistas, en cumplimiento de sus obligaciones contractuales y demás partes interesadas que en el marco de la Ley interactúen con información personal que se encuentre bajo custodia del Municipio de Bucaramanga.

Identificación del responsable del tratamiento

RAZÓN SOCIAL: Municipio de Bucaramanga
DIRECCIÓN: Carrera 11 No. 34 -52 Fase 2 P2
CIUDAD: Bucaramanga, Santander.
TELÉFONO: (037) 6337000 - 6422110
CORREO: protecciondedatos@bucaramanga.gov.co
SEDE ELECTRÓNICA: www.bucaramanga.gov.co

Deberes del municipio de Bucaramanga como responsable de tratamiento

El Municipio de Bucaramanga, en cumplimiento a los principios y lineamientos legales para el tratamiento de datos personales, informa a los titulares y terceros interesados que durante el tratamiento de datos personales se dará cumplimiento a los deberes establecidos y reglamentados en la normatividad vigente. Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, el Municipio de Bucaramanga informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas. En este orden de ideas, el Municipio de Bucaramanga como responsable del tratamiento de los datos personales, debe cumplir los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Tales deberes son, entre otros, los siguientes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales, solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a el Municipio de Bucaramanga:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Municipio de Bucaramanga en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Municipio de Bucaramanga, en su condición de responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Municipio de Bucaramanga, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que regulen la materia.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

Conforme al literal f, debe atenderse a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015, el cual determina: 

“(…) El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. (…)”. 

El titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado. 

Tratamiento de datos sensibles

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el Municipio de Bucaramanga realizará el tratamiento de datos sensibles, exclusivamente en los siguientes casos:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo1074 de 2015, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando el tratamiento:

a) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, según lo señalado por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011.

b) Asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el Municipio de Bucaramanga debe:

•  Solicitar al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización para el tratamiento de los datos del menor, garantizando que el menor haya ejercido su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Explicar al representante legal del niño, niña o adolescente sobre el carácter especial de los datos del menor.
• Informar al representante legal del niño, niña o adolescente que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos del menor.
• Informar al representante legal del niño, niña o adolescente de forma explícita y previa, el tratamiento al cual serán sometidos los datos del menor y la finalidad de este.
• Informar al representante legal del niño, niña o adolescente los derechos que le asisten al menor como titular de los datos, los cuales se encuentran previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
• Informar al representante legal del niño, niña o adolescente, la identificación, dirección física o electrónica y el teléfono de la Entidad.
• Obtener la autorización para el tratamiento de los datos del niño, niña o adolescente por escrito, de forma oral, y mediante conductas inequívocas del representante legal, que permitan concluir que otorga la autorización y conservar prueba de dicha autorización.

Medios y acciones para el ejercicio de los derechos/consultas/reclamos

El Municipio de Bucaramanga en cumplimiento de la obligación consagrada en el literal K) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, pone en conocimiento el procedimiento para realizar las consultas y reclamos a los usuarios de la siguiente manera:

Consultas

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que el Municipio de 

Bucaramanga como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El Municipio de Bucaramanga garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos administrado por los funcionarios de la Entidad dispuestos para la atención de las solicitudes externas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de esta. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, el Municipio de Bucaramanga como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley sobre Protección de Datos, podrán presentar un reclamo, el cual se tramitará conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el cual especifica lo siguiente:

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, cuando no fuere posible atener el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Canales de atención

El Municipio de Bucaramanga pone a disposición de los ciudadanos los siguientes canales de atención para dar respuesta a las consultas y reclamos presentadas: 

Persona o grupo responsable de la atención de las peticiones, consultas 

El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es Centro de Atención Municipal Especializado - CAME en Bucaramanga en el horario de 7:30 a.m. a 12:00 p.m. y 1:00 pm a 5:00 pm.

Vigencia de la política de tratamiento de datos personales

Las bases de datos que almacene información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de Ley, se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular.